Kategorie: Google Ads / Pozycjonowanie / Marketing / Narzędzia dla firm / Content Marketing / Social Media / WordPress

VD / Blog / Marketing / Zarządzanie zamówieniami w firmie


Zarządzanie zamówieniami w firmie



5 stycznia 2022 (Zaktualizowano: 21 stycznia 2022) 6-8 min. czytania

Odpowiednie zarządzanie zamówieniami jest bardzo ważnym elementem prowadzenia własnej działalności, szczególnie w Internecie. Z punktu widzenia użytkownika, składanie zamówienia nie jest najbardziej atrakcyjnym elementem, ale musi być odpowiednio dopracowane, aby nie zdecydował się on opuścić koszyka w naszym e-sklepie. Dla odbiorców liczy się efekt końcowy, czyli dostarczenie paczki. Jednak aby doszedł on do skutku, a użytkownik był zadowolony, potrzebne jest właśnie odpowiednie zarządzanie zamówieniami w firmie.

Czym jest zarządzanie zamówieniami?

Mówiąc najprościej, zarządzanie zamówieniami to proces, który rozpoczyna w momencie złożenia zamówienia, a kończy się na jego dostarczeniu konkretnemu klientowi. Będziemy zatem mówili o podejmowaniu działań (wcześniej zaplanowanych), które będą miały na celu dostarczenie klientowi, wskazanych przez niego dóbr w zamówieniu.

Zarządzanie zamówieniami w firmie będzie się przejawiać na poziomie wykorzystywania różnego rodzaju systemów, a sam proces, będzie poddawany kontrolom. Może tego dokonać firma zewnętrzna lub po prostu sam użytkownik. Częstym zjawiskiem jest to, że firmy proszą swoich klientów o ocenę m.in. przebiegu procesu zamówienia, czasu dostawy itp. Oznacza to, że systemy zarządzania zamówieniami w firmie, będą miały także wpływ na systemy CRM, czyli zarządzaniem relacji z klientem.

Systemy zarządzania zamówieniami w firmie

System zarządzania zamówieniami, tzw. OMS (Order Management System) umożliwia firmom wpływ na poszczególne etapy, w których znajduje się konkretne zamówienie. Znajdziemy tam wszelkie niezbędne informacje zarówno z punktu widzenia firmy jak i klienta. Poziom stanów magazynowych, postęp w realizacji zamówienia, a nawet obsługę posprzedażową. 

Przykładem OMS z perspektywy użytkownika jest aplikacja InPost, która informuje nas o tym co dzieje się z naszą przesyłką, kiedy zostanie ona nadana, a także dostarczona na wskazany przez nas adres.

Dlaczego zarządzanie zamówieniami w firmie jest ważne?

Przede wszystkim należy zaznaczyć, że jest to po prostu jeden z najważniejszych czynników, wpływający na opinie klienta na temat konkretnej firmy. Zastanów się przez chwilę, jakie zdanie wyrabiasz sobie o e-sklepie, który po złożeniu przez Ciebie zamówienia, wysyła je w ciągu 24 godzin. Będziemy po prostu zadowoleni z powodu szybkiej wysyłki. 

Jednak jeśli firma informuje Cię, że termin wysyłki to 3 dni robocze, to w tym miejscu pojawia się więcej nieścisłości. Przede wszystkim nie jest to do końca precyzyjne określenie, a ponadto potencjalny klient, może uznać to za zbyt długi czas i nie zdecyduje się na złożenie zamówienia. Dłuższy czas wysyłki wpływa także na długość realizacji zamówienia, a to dla współczesnych użytkowników jest naprawdę bardzo istotne. 

To tylko bardzo prosty przykład tego, dlaczego odpowiednie zarządzanie zamówieniami jest naprawdę ważne. Oczywiście czas wysyłki zamówienia od strony firmy, będzie różnił się w zależności od np. specyfikacji określonego produktu. Jednak przy odpowiednim zarządzaniu zamówieniami w firmie, będzie to po prostu wszystko uwzględnione i dostosowane do właściwej grupy docelowej.

Jak odpowiednio zarządzać zamówieniami w firmie?

Aby w naszej firmie zarządzanie zamówieniami pełniło swoją rolę i było po prostu skuteczne, powinniśmy zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów, które wpływają na ogólną sprawność procesu realizacji zamówienia. Warto pamiętać o:

  • Przejrzystości – proces realizacji zamówienia, powinien być przede wszystkim czytelny dla odbiorców. Jeśli będzie on zbyt skomplikowany, przy zakupie nawet prostych produktów, to klienci mogą nie zdecydować się na złożenie zamówienia. Ponadto, odpowiednia przejrzystość powinna być także na poziomie stanu magazynowego. Jeśli danego produktu nie mamy na stanie, powinniśmy odpowiednio wcześnie o tym poinformować.
  • Elastyczności – “każdy jest inny”, a dostosować np. strony internetowej po prostu się nie da dla każdego użytkownika indywidualnie. Możemy jednak wpłynąć na to, aby klienci mieli jak najwięcej opcji do wyboru. Dlatego warto oferować więcej niż jeden rodzaj wysyłki (poczta, kurier, paczkomaty itp.), umożliwić wybór terminu dostawy (np. w weekendy lub konkretnych godzinach), a także zachować elastyczność na poziomie zapłaty (przelew, blik, płatność przy odbiorze).
  • Informowaniu – absolutną podstawą jest odpowiednie informowanie klientów o postępie w realizacji zamówienia. W systemach zarządzania zamówieniami jest to oczywiście możliwe. Ponadto, OMS jest istotny także z punktu widzenia pracowników, którzy będą mieli wgląd we wszystkie istotne kwestie związane z realizacją zamówienia, a także będą mogli udzielić potrzebnych informacji klientom, gdy zajdzie taka potrzeba.

Podsumowanie

Zarządzanie zamówieniami to najprościej mówiąc, wpływanie na proces realizacji zamówień w firmie. Rozpoczyna się w momencie złożenia zamówienia przez klienta, a kończy w momencie dostarczenia przesyłki na wskazany przez niego adres. Przejawia się to na poziomie systemów zarządzania zamówieniami, które są przydatne nie tylko dla klientów, ale także dla pracowników.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.