Raporty sprzedażowe – poradnik krok po kroku jak raportować wyniki sprzedaży

Do poprawnego funkcjonowania działu sprzedaży niezbędne są raporty sprzedażowe. Jednak należy zaznaczyć, że są one użyteczne nie tylko z punktu widzenia tego konkretnego działu, ale całego przedsiębiorstwa. Stanowią jedno z najlepszych źródeł informacji dotyczących kondycji firmy, zainteresowaniem na rynku jej usługami, ewentualnych problemów organizacyjnych itp. Dlatego raporty sprzedażowe są tak ważne. Warto zatem wiedzieć, jak w najlepszy sposób raportować wyniki sprzedaży.

Narzędzia do tworzenia raportów sprzedażowych

Do skutecznego raportowania wyników sprzedaży mogą okazać się pomocne wykorzystywane w firmie systemy CRM. Przede wszystkim, dzięki takiemu rozwiązaniu oszczędzamy czas. Zdecydowana większość tego typu oprogramowań posiada funkcję raportowania wyników, zatem warto z niej skorzystać. Innymi istotnymi zaletami takiego rozwiązania są m.in.:

• Automatyczność – bazując na danych z systemu CRM, funkcja raportów sprzedaży po prostu zaciągnie te dane i przedstawi w określonej formie.

• Przystępna forma – część narzędzi umożliwia ingerencję w to, jak ma wyglądać raport sprzedaży. W ten sposób decydujesz co w danej chwili jest dla Ciebie najważniejsze i umieszczasz to w raporcie.

• Aktualność – przede wszystkim posiadasz aktualne dane na “dzień dzisiejszy” – w którym wykonujesz raport sprzedaży. Nie martwisz się, że informacje nie będą zawierać danych z obecnego tygodnia itp.

Do systemów CRM z funkcją raportowania sprzedaży można zaliczyć np. HubSpot, Pipedive, Zoho itp. Narzędzi jest bardzo wiele, a prawdopodobnie wykorzystywany CRM w Twojej firmie, również ma funkcję raportowania wyników sprzedaży.

Warto jednak zaznaczyć, że takie rozwiązanie nie zawsze będzie odpowiednie. Przede wszystkim z uwagi na rozbieżności, które mogą się pojawić w większych zespołach sprzedażowych. Nie każdy może używać takich samych oznaczeń, mieć taki sam system pracy itp. Dlatego warto jest wiedzieć, jak ręcznie można wykonać raport sprzedażowy np. w Excelu. Będzie to bardziej czasochłonne, jednak również może być skuteczne.

Jak przygotować się do tworzenia raportu sprzedażowego?

Excel lub też arkusze kalkulacyjne od Google są dobrym wyborem, ponieważ są jednymi z najbardziej popularnych narzędzi. Często są niedoceniane, jednak naprawdę warto z nich korzystać. Posiadając ogromne ilości funkcji np. wizualizacji danych, warto rozważyć stworzenie raz na jakiś czas takiego raportu sprzedażowego ręcznie. Co w takim wypadku warto mieć na uwadzę?

• Przygotowanie danych – na początku warto przygotować się do stworzenia raportu. Określić precyzyjnie jaki jest jego cel, co musimy sprawdzić, a następnie wybrać najbardziej odpowiednie do tego dane, np. tygodniowa sprzedaż brutto, dzienna sprzedaż netto itp. Będzie to też miało wpływ na to, jaką budowę będzie posiadał nasz raport sprzedażowy.

• Budowa raportu – jest bardzo ważna. Zła forma raportu sprzedażowego może prowadzić do wyciągnięcia złych wniosków, a na takich przecież nie chcielibyśmy opierać swoich decyzji zarządczych. Odpowiedni raport, powinien być przede wszystkim przejrzysty, kompletny, a tym samym łatwy w odbiorze.

• Rodzaje raportu – warto pamiętać, że istnieje więcej niż jeden rodzaj raportu sprzedażowego. W zależności od naszej sytuacji i tego jaki mamy cel stworzenia raportu, możemy wybrać pomiędzy dziennym, tygodniowym lub miesięcznym. Jednak w przypadku ręcznie wykonywanych raportów, warto je robić z nieco mniejszą częstotliwością, niż codziennie.

Raportowanie wyników sprzedaży w Excelu

Przede wszystkim musimy dokonać wyboru jaki raport sprzedażowy chcemy utworzyć. Możemy to zrobić zupełnie ręcznie lub wybrać jeden z dostępnych szablonów. W tym celu musimy wybrać “Plik > Nowy” i w okienku wyszukiwania wpisać np. “raport sprzedaży”, wyświetlą nam się dostępne propozycję.

Teraz musimy zastąpić dane z szablonu, naszymi własnymi. W tym celu warto w nowym arkuszu zaimportować dane z bazy danych lub innych interesujących nas źródeł. Jeśli dane będą pochodziły z Excela, nasze zadanie będzie prostsze, ponieważ wystarczy tylko wkleić te informacje, które nas interesują.

W dostępnych szablonach zazwyczaj pierwszy z arkuszy, będzie polegał na uzupełnianiu danych, a kolejne będą stanowiły faktyczny raport. Dlatego po uzupełnieniu wszelkich istotnych danych (lub zastąpieniu tych z szablonu naszymi własnymi), możemy zaktualizować tabele przestawne w kolejnych arkuszach, aby zobaczyć osiągane przez nas wyniki. Możemy także stworzyć własną tabelę przestawną w nowym arkuszu i dowolnie ją dostosować pod nasze wymagania.

Tabele przestawne pozwalają nam na filtrację poszczególnych danych, a następnie na ich podstawie możemy tworzyć wykresy, które będą dotyczyły danych tylko z konkretnej tabeli przestawnej i tego jak ją dostosowaliśmy. To pozwoli następnie uporządkować nasze dane, a całość przedstawić np. w formie prezentacji multimedialnej. Co jeszcze istotne? Takie rozwiązanie pozwala nam nie naruszać struktury danych z pierwszego arkusza. Tabela przestawna będzie je traktowała tylko jako źródło informacji.

Raporty sprzedażowe – kilka słów na koniec

Raporty sprzedaży to tak naprawdę bardzo istotne narzędzie, bez którego prawidłowe zarządzanie przedsiębiorstwem jest niemożliwe. Dlatego powinniśmy maksymalnie skupić się na tym, aby nie brakowało w naszej firmie raportów z różnych przedziałów czasowych, np. dziennych, tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych, rocznych itp.

Każdy z nich powinien zawierać nieco inne dane, ujęte w danym przedziale czasowym. To pozwala na bieżące monitorowanie sytuacji finansowej firmy i podejmowanie kroków zaradczych, w celu niwelowania negatywnego wpływu na sytuację przedsiębiorstwa.