Przy okazji omawiania priorytetyzacji zadań, poruszyliśmy tematykę macierzy Eisenhowera. Może być także nazywana matrycą, a jej prostota i skuteczność naprawdę zasługuje na uwagę. Warto więc przyjrzeć się jej w dokładniejszy sposób, tak aby dobrze wybrzmiały wszystkie aspekty oraz zobaczyć jak można ją wykonać. Zatem przyjrzyjmy się wszystkiemu po kolei.
Spis treści:
Czym jest matryca Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera składa się z 4 ćwiartek, w której uwzględnia się pilność i ważność zadań, które mówią nam o tym, jak szybko należy wykonać zadanie oraz jak jest ono istotne. Jest to podstawowy sposób priorytetyzacji zadań, a jej popularność wynika z tego, że może być ona wykorzystywana na potrzeby środowisk biznesowych, jak i w sprawach prywatnych.
Nie miniemy się z prawdą, jeśli powiemy, że do popularności macierzy Eisenhowera, przyczynił się także jej twórca, o którym warto powiedzieć kilka słów. Dwight D. Eisenhower, był dowódcą armii USA, brał udział w obu wojnach światowych, a w latach 1953-1961 był prezydentem Stanów Zjednoczonych. Posiadał opinię osoby zorganizowanej oraz produktywnej, a wszystkie zadania doprowadzał do końca – wszystko za sprawą ważności oraz pilności w priorytetyzacji własnych zadań.
Jak wygląda macierz Eisenhowera?
Układ, na którym zamieszczamy konkretne zadania pod względem ich ważności oraz pilności. W ten sposób, będą znajdowały się w jednej z 4 ćwiartek, które mówią nam o:
1 – zadania pilne i mniej ważne
Można się spierać pomiędzy umiejscowieniem numeru “1” przy zadaniach najbardziej pilnych oraz ważnych, jednak w kontekście wykonywania i priorytetyzacji zadań, taki układ nie można uznać za błędny.
Przede wszystkim będą tutaj zadania, które nie są zależne od nas, a muszą po prostu zostać wykonane jak najszybciej. Nie będą nas rozwijać, a często będą wypadać nagle, np. w skrzynce pocztowej znajdziemy niespodziewany list, który będzie wzywał nas do stawienia się w urzędzie itp.
Są one oznaczone nr 1, ponieważ trzeba je szybko wykonać, ale niekoniecznie musimy to zrobić osobiście. Fakt, że musimy wykonać je szybko, będzie więc wpływał również na to, że równie szybko możemy się z nimi uporać, ponieważ nie będą one bardzo istotne. Możemy z samego rana np. zdelegować do tego odpowiednich pracowników, a sami będziemy mogli poświęcić czas, najważniejszym zadaniom.
2 – zadania pilne oraz ważne
Są to najbardziej istotne zadania. Będą wpływały na naszą pracę, rozwój, a także będą się charakteryzowały tym, że po prostu trzeba je szybko wykonać. W tym miejscu możemy spotkać się z określeniem “gaszenia pożarów”. Zadania w tej ćwiartce mogą często wynikać z sytuacji kryzysowych, których pominięcie jest po prostu niemożliwe.
Jeśli nie zdecydujemy się na ich szybkie wykonanie, będzie wiązało się to z przykrymi konsekwencjami, np. utraty klienta, nałożenia kary, niewywiązania się z umowy itp. Będą zatem często powiązane ze stresem oraz zdenerwowaniem.
3 – zadania ważne i mało pilne
Będziemy umieszczać tutaj zadania, których wykonanie może zostać rozłożone w czasie. Jeśli nie stoi nad nami widmo deadline`u, nie będziemy w związku z tymi zadaniami odczuwać stresu, pomimo że będą one dla nas ważne. Będą się wiązały ze strategią długofalową dotyczącą rozwoju osobistego, wieloletnich umów, projektów, zleceń itp.
4 – zadania mało ważne oraz mało pilne
Zadania zamieszczane w tej ćwiartce, będą charakteryzowały się tym, że nie będą miały wpływu na naszą pracę, rozwój, wizerunek itp. Wiąże się to z tym, że ich niewykonanie nie będzie wiązało się z przykrymi konsekwencjami.
Warto zaznaczyć, że można je eliminować – to powinno ułatwić umiejscowienie zadań w tej ćwiartce. Nie można jednak robić tego za często. Zadania mało ważne i mało pilne najprościej wyjaśnić na przykładzie priorytetyzacji zadań prywatnych. Będzie to np. oglądanie telewizji.
Matryca Eisenhowera – słowem zakończenia
Macierz Eisenhowera jest skuteczną metodą priorytetyzacji zadań zarówno w użytku biznesowym, jak i prywatnym. Warto wiedzieć w jaki sposób ją wykonywać i czym się ona charakteryzuje. Wykorzystywana jest na całym świecie, a jej fenomen jest powiązany z osobą 34 prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwightem D. Eisenhowerem.
Dokonując priorytetyzacji zadań w znacznym stopniu możemy zmaksymalizować efekty naszej pracy i zminimalizować zmęczenie wynikające z dużej liczby zadań do wykonania. Ponadto ułatwiamy sposób delegowania zadań, wiedząc co powinniśmy szybciej przeznaczyć pracownikowi do wykonania. Matryca Eisenhowera jest przydatnym narzędziem w każdej sytuacji, które po prostu warto znać.
Dodaj komentarz