Priorytetyzacja zadań

Doba ma 24 godziny. Jeśli prowadzimy własną działalność gospodarczą, kierujemy dużym zespołem, mamy ważny projekt do realizacji “na wczoraj” – w tych sytuacjach może się okazać, że doba jest po prostu za krótka. Jednak zwykło się mówić, że to nie czas jest problemem, a sposób planowania. Czy jest to prawdą? Ciężko jednoznacznie określić, ale na pewno możemy zapoznać się z priorytetyzacją zadań, która pomoże nam w organizacji.

Czym jest priorytetyzacja zadań?

Nie jest to nic skomplikowanego, priorytetyzacja zadań to w pewien sposób ich hierarchia ważności. Sprowadza się to do tego, że podejmujemy działania oceniające nasze zadania, pod względem znaczeniowym. W wyniku tego otrzymujemy “czarno na białym” co jest najbardziej istotne, a co mniej ważne w naszej sytuacji. Dzięki temu skupiamy się na sprawach najważniejszych, które mają dla nas największe znaczenie.

Kiedy stosować priorytetyzację zadań?

Całe piękno priorytetyzacji zadań polega na tym, że nie ogranicza się ona tylko do sfery zawodowej. W życiu prywatnym również będziemy mieli chwilę, kiedy doba będzie wydawała się nam zbyt krótka, aby wypełnić wszystkie zadania prawidłowo. Jest to ściśle związane z odpowiednim zarządzaniem naszym czasem.

I o ile samo zastosowanie priorytetyzacji, będzie raczej polegało na pomaganiu nam w odpowiednich chwilach, o tyle jej wynik przeważnie będzie dla każdego inny. W zależności od naszych potrzeb, obowiązków, zainteresowań, planów na życie itp. 

Priorytetyzację zadań będziemy stosować, w przypadku nawałnicy obowiązków, chcąc wszystkie wykonać prawidłowo, przy jednoczesnym uniknięciu nadmiarowego zmęczenia. Możemy zdecydować się na ten zabieg np. przy ustalaniu naszego planu na najbliższy tydzień, przy okazji układania grafiku w pracy, a także przy bardziej błahych sprawach, jak np. ustalaniu miejsc, które chcemy zobaczyć podczasu urlopu.

Metody priorytetyzacji zadań

Wszystko zależne jest od tego, jakich metod priorytetyzacji zadań użyjemy przy ustalaniu hierarchii. Istnieją dwa najbardziej popularne rozwiązania, które sprawdzają się zarówno w życiu zawodowym i prywatnym. Przyjrzyjmy się im nieco dokładniej:

Macierz (matryca) Eisenhowera

Macierz Eisenhowera polega na tym, że swoje zadania oceniamy pod kątem ważności i pilności. Co jest czym?

• Ważność – jest to cecha zadań, które mają nas rozwijać, pchać do przodu, wpływać na nasze postawy, wiedzę itp. Ich wykonanie wiązać się będzie z zarabianiem, nauką, rozwijaniem się itp.

• Pilność – w przypadku tych zadań najważniejszy jest czas. Będą to wszystkie zadania, które po prostu musimy zrobić. Co to może być? Deadline projektu, oddanie dokumentów do urzędu itp. Im później je wykonamy, tym gorzej dla nas.

Tak posegregowane zadania ułatwiają nam podjęcie decyzji od czego zacząć. Będziemy decydowali się najpierw na zadania najpilniejsze, chociaż mniej ważne, czyli takie, które po prostu trzeba wykonać, ale niepowodzenie nie będzie końcem świata. Możemy zdecydować się na delegację zadań tego rodzaju, a sami skupimy się na priorytetach – rzeczach i ważnych i pilnych.

Metoda ABCDE

Ta metoda priorytetyzacji zadań polega na zwykłym rozpisaniu listy rzeczy do wykonania np. na dany okres czasu. Ich priorytetyzacja, zachodzi na poziomie przyporządkowania do poszczególnych liter alfabetu. Jak to wygląda?

• A – są to najważniejsze zadania – nasze priorytety. Ich niewykonanie będzie skutkowało przykrymi konsekwencjami i realnymi stratami.

• B – zadania, które powinniśmy wykonać, lecz jeśli tego nie zrobimy, nie będzie wiązało się to z drastycznymi konsekwencjami.

• C – zalicza się tutaj tzw. zadania przyjemne. Powinniśmy je wykonać z uwagi na nasze dobre samopoczucie itp. Do takich zadań możemy zaliczyć przerwę na lunch w ulubionej restauracji itp.

• D – zadania, które możemy delegować. Nie są tak istotne, żeby wykonywać je osobiście, a ich odłożenie na później też nie będzie niczym strasznym.

• E – i w końcu “dopełniacze”. Będziemy umieszczać tutaj zadania, których wykonanie pozwoli nam na zrobienie “czegoś ponad”. Bez problemu możemy je odłożyć na później lub nawet z nich zrezygnować.

Warto zaznaczyć, że jeśli będziemy mieli więcej zadań, które można przyporządkować do poszczególnych grup, będziemy je priorytetyzować dodatkowo pod kątem numerycznym, np. A1, A2, A3 itd. Zaletą metody ABCDE jest niewątpliwie prostota jej wykonania. Poprzez definiowanie “ważności” oraz “pilności” macierz Eisenhowera może wydawać się nieco bardziej zagmatwana.

Priorytetyzacja zadań – kilka słów na koniec

Priorytetyzacja zadań powinna być ważnym elementem naszych procesów planowania. Dzięki odpowiedniej hierarchii ważności, mamy możliwość maksymalizacji efektów naszej pracy. Warto pamiętać, że priorytetyzację zadań możemy wykorzystywać nie tylko w przypadku życia zawodowego, ale także świetnie się sprawdzi w sytuacjach prywatnych.

Istnieje wiele metod, które umożliwiają wykonanie, priorytetyzacji zadań, jednak przedstawione w artykule, są po prostu najbardziej powszechne i łatwe do wykonania. Nie czekaj, zacznij ustalać swoje priorytety od dzisiaj, a efekty zobaczysz szybciej, niż Ci się wydaje.