Czym jest Feedback i jak go udzielać?

Co to jest feedback? W dosłownym tłumaczeniu to informacja zwrotna. I szczerze mówiąc, wykorzystujemy go codziennie w przeróżnych miejscach. Obojętnie gdzie się znajdujemy, czy w pracy, w domu, w sklepie, zawsze w jakiś sposób udzielamy informacji zwrotnych. Jednak w środowisku zawodowym, kładzie się na ten rodzaj komunikatów, szczególny nacisk.

Jaka jest jego Feedbacku?

W środowisku biznesowym, przyjęto, że feedback jest jednoznaczną i konkretną informacją. Przekazuje się ją w celu wspierania procesów rozwojowych, jakiejś jednostki lub grup ludzi. Dlatego jest tak istotny. Wyobraź sobie, że Twój pracownik wykonuje powierzone mu czynności niewłaściwie. Jeśli nie przekażesz mu komunikatu, będzie prawdopodobnie pracował tak cały czas, co może doprowadzić do strat. Dlatego ważnym jest, żeby wykorzystywać informacje zwrotne w celach m.in. doskonalenia zawodowego.

Czyli po prostu, jeśli nie udzielasz informacji zwrotnych – wytwarzasz niesprzyjające środowisko do rozwoju. Dlatego oprócz ogólnej chęci do feedbacku, należy również wiedzieć, jak przekazywać go we właściwy sposób.

Jak udzielać informacji zwrotnych?

Należy skupić się zarówno na formie oraz na treści przekazywanego komunikatu. Nie chcemy, żeby nasz rozmówca nas źle zrozumiał lub poczuł się urażony. Wykształcił się pewien sposób udzielania informacji zwrotnych, który uznaje się za najbardziej odpowiedni. Jest to tzw. metoda kanapki. Chodzi o to, aby informacje, które odbiorca może uznać za negatywne, opatrzyć pozytywnymi:

• pozytywna

• negatywna

• pozytywna

Dzięki tak skonstruowanemu komunikatowi, odbiorca będzie wiedział nad czym musi popracować, jednocześnie nie przygniecie go fakt, że robi coś źle. Będzie posiadał więcej entuzjazmu w procesie niwelowania niepożądanego działania. Jak to wygląda? 

Przykładowo: 

Janek, widzę, że fajnie sobie radzisz na tym stanowisku i w swoje działania wkładasz dużo entuzjazmu. Zauważyłem jednak, że raport, który mi wysłałeś, zawierał tylko podstawowe informacje dotyczące sprzedaży. Kolejny, spróbuj zrobić na podstawie szablonu, który Ci wysłałem. Fajnie, że przedstawiłeś rozbudowane dane dotyczące pracowników. Mamy teraz lepszy wgląd w to, jak funkcjonuje dział zarządzania ludźmi. Gdzie się tego nauczyłeś?

Istotne jest, że przekazałeś informacje o błędzie jaki popełnił Twój pracownik. Dostał jasny komunikat, co ma zrobić, żeby nie popełnić tego ponownie. A opatrzenie tego pozytywnymi informacjami w neutralny sposób sprawi, że Janek, nie będzie długo rozpamiętywał swojego potknięcia, tylko wykorzystując swój entuzjazm, po prostu szybko się poprawi.

Zasady udzielania feedbacków

Zobaczyliśmy jaka jest ich rola, teraz możemy poznać pewne sprawdzone zasady ich udzielania. Chcemy przecież, żeby były to rzetelne informacje zwrotne, które pozwolą na rozwój. W zaprezentowanym przykładzie, zostały wykorzystane, ale ważne jest aby im się bliżej przyjrzeć:

• Bezpośredni komunikat

Niech Twój odbiorca, nie będzie miał wątpliwości do kogo mówisz. Jeśli rzucisz swoje obserwacje w eter, jaka jest szansa, że zostaną odebrane przez właściwą osobę? Warto rozpocząć od imienia odbiorcy komunikatu, wtedy nie pozostawiasz wątpliwości do kogo się zwracasz.

• Prywatność

Zadbaj o to, aby informacje zwrotne przekazywać na osobności. Pamiętaj, że feedbacki mogą być także pozytywne – możesz pochwalić pracownika za określone zachowanie. Jednak istotne jest, aby porozmawiać na osobności z konkretną osobą. Szczególnie w przypadku, gdy chcemy przekazać informacje negatywne. Zyskamy szacunek swojego odbiorcy, a nasz zespół nie straci do nas zaufania.

• Nie oceniaj człowieka

Bardzo ważną zasadą jest, aby ważyć swoje słowa. Twój feedback powinien dotyczyć konkretnego zachowania, wypowiedzi, czynności, ale nigdy człowieka. Może to być przede wszystkim bardzo źle odebrane przez odbiorcę. Skup się na jednej określonej rzeczy i nie mieszaj w to charakteru, światopoglądu itp.

• Pozytywy

Często słysząc “informacja zwrotna” lub “feedback”, mamy negatywne skojarzenia. Dlatego tak ważne jest, żeby często udzielać tych komunikatów. Staraj się przekazywać pozytywne feedbacki nawet za małe rzeczy, wtedy gdy przyjdzie czas na negatywne, Twój zespół nie będzie miał wrażenia, że po prostu się czepiasz. 

• Odpowiedź

Zachęć swojego odbiorcę do rozmowy. Informacja zwrotna to nie Twoje przemówienie, ale wstęp do konwersacji na temat określonych zachowań. Zostaw miejsce na to, aby odbiorca mógł wyrazić swoje zdanie i po prostu z Tobą porozmawiać na ten temat.

Pamiętaj, że jeśli chcesz być dobrze odebrany, podczas udzielania informacji zwrotnych, nie ma miejsca na emocje. Musisz być spokojny i opanowany. W przeciwnym razie, nawet najlepiej dopracowany komunikat, nie będzie skuteczny, a może wywołać po prostu kłótnie.

Podsumowanie

Udzielanie informacji zwrotnych jest bardzo ważnym elementem procesu rozwoju. Największe korporacje w swoich szkoleniach, kładą bardzo duży nacisk na tę formę komunikacji. Dzięki niej, w łatwy sposób na bieżąco możemy rozwijać nasz zespół, a także podtrzymywać dobrą atmosferę. Pomimo, że czasem informacja zwrotna może wydawać się trudna, nie rezygnuj z niej. Im trudniejsza Ci się wydaje, tym lepsze efekty przyniesie.